Zeitmanagement meistern: So besiegen Sie Ablenkungen, Fristen und Überlastung

E-Mails, Abgabetermine und endlose To-Do-Listen ... haben Sie oft das Gefühl, dass der Tag nie genug Stunden hat? Dann ist ein gutes Zeitmanagement unerlässlich. Der Schweizer Rekrutierungsspezialist Robert Walters berichtet über die häufigsten Herausforderungen und gibt praktische Tipps zur Verbesserung Ihrer Produktivität und Ihres Arbeitsablaufs.  

1. Unterbrechungen durch Kollegen zu Stosszeiten   

Sie haben viel zu tun und Ihre Kollegen kommen immer wieder mit Fragen oder Wünschen auf Sie zu. Die Versuchung ist gross, sie an Ihre Mailbox zu verweisen, aber das führt nur zu einem überquellenden Posteingang. Besser ist es, sie zu bitten, eine Stunde später wiederzukommen oder zu einer anderen passenden Zeit anzurufen. Oft lösen sich Probleme von selbst oder erweisen sich als weniger dringend als gedacht. Auf diese Weise bleibt Ihr Posteingang sauber und Sie behalten den Überblick.  

2. Schwierigkeiten, „Nein“ zu sagen   

Haben Sie Angst, als unsympathisch zu gelten, wenn Sie „Nein“ sagen? Es kommt nur darauf an, wie Sie es sagen. Zum Beispiel: „Ich arbeite gerade an einem wichtigen Projekt. Kann das jemand anders übernehmen?“ oder ‚Kann ich das später am Tag machen?‘. Wenn Sie freundlich und hilfsbereit bleiben, wirken Sie professionell, ohne sich zusätzliche Arbeit aufzubürden.  

3. Kollegen sind schwer zu erreichen   

Die Arbeit mit unerreichbaren Kollegen kann frustrierend sein. Anstatt auf eine Antwort per E-Mail zu warten, sollten Sie regelmässige Sprechstunden einplanen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass wichtige Informationen rechtzeitig ausgetauscht werden und Ihre Arbeit nicht ins Stocken gerät. Vergessen Sie nicht, auch klare Fristen zu vereinbaren.  

4. Unerreichbare Fristen   

Jeder hat es schon einmal erlebt: eine Frist, die sich als nicht realisierbar herausstellt. Das Geheimnis? Frühzeitige Kommunikation. Wenn Sie merken, dass Sie in Verzug sind, besprechen Sie dies sofort mit Ihrem Vorgesetzten und schlagen Sie eine Alternativlösung vor. Zum Beispiel: „Ich schaffe das heute nicht, kann mir jemand helfen?“. So vermeiden Sie Stress in letzter Minute und zeigen, dass Sie vorausschauend denken.   

5. Rückfall in ineffiziente Gewohnheiten   

Es ist schwer, mit alten Gewohnheiten zu brechen, vor allem, wenn man sich ablenken lässt. Ertappen Sie sich dabei, dass Sie ständig nach Ihrem Telefon greifen, während Sie versuchen, eine E-Mail zu bearbeiten? Stellen Sie es auf lautlos oder legen Sie es beiseite.

Niemand ist perfekt, und es ist in Ordnung, manchmal abzuschweifen, solange Sie sich Ihres Verhaltens bewusst sind und es rechtzeitig korrigieren.  

6. Ad-hoc-Aufgaben stören Ihre To-Do-Liste   

Ad-hoc-Aufgaben sind kleine, nicht dringende Aufgaben, die häufig wiederkehren und Ihre Pläne erheblich durcheinanderbringen können. Die Lösung? Betrachten Sie Ihre Aufgaben als Steine und Schotter. Die „Steine“ sind Ihre wichtigsten und dringendsten Aufgaben, der „Schotter“ sind die kleinen, weniger wichtigen Aufgaben. Wenn Sie nicht aufpassen, werden Sie sich bald nur noch mit dem Kies beschäftigen. Fangen Sie also immer mit den Steinen an, damit Sie wirklich mit den wichtigsten Aufgaben beginnen können. Mit dem Schotter können Sie sich später beschäftigen.  

7. Schlechte Planung durch Ihren Vorgesetzten   

Manchmal verursacht die schlechte Planung Ihres Vorgesetzten zusätzliche Arbeit. Trauen Sie sich, ehrlich zu sein, wenn Sie keinen Platz in Ihrem Zeitplan haben. Schlagen Sie zum Beispiel vor: „Kann ich das morgen erledigen, weil ich heute keinen Platz habe?“. Flexibilität ist gut, aber Sie dürfen auch Ihre Grenzen setzen. Gute Kommunikation ist hier der Schlüssel.   

8. Ständiges Umplanen wegen dringender Aufgaben   

Unerwartete dringende Aufgaben können Ihren Tag durcheinanderbringen. Reservieren Sie täglich einen Zeitblock für diese unvorhergesehenen Aufgaben. Es ist wichtig, dass Sie in Ihrem Terminkalender Platz zum Verschieben haben. Am Ende des Tages können Sie bewerten: War es wirklich dringend, oder hätte es vermieden werden können? Das wird Ihnen helfen, besser zu planen und Prioritäten zu setzen.  

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