Onboarding à distance ? Restez en contact avec votre nouvelle recrue

Vous allez bientôt intégrer une nouvelle recrue ? Comment faire pour que votre nouveau collaborateur soit bien accueilli malgré la distance ? Nos experts en recrutement chez Robert Walters Suisse vous livrent leurs conseils pour réussir une intégration dans ce contexte si spécial.

Il est plus important que jamais de donner à votre nouvelle recrue une expérience personnalisée et une première impression positive pendant sa période de préavis. Avec tout le stress qui accompagne le début d'un nouveau poste, cela peut être amplifié lorsque votre nouvel employé ne peut faire son intégration au bureau.

Les employeurs doivent s’efforcer de maintenir l'intérêt et l'enthousiasme des nouveaux talents à distance.

Soyez attentif aux contre-offres

Plus de 40 % des cadres ont reçu une contre-offre lorsqu'ils ont accepté un nouvel emploi, alors communiquez régulièrement avec votre nouvelle recrue. La première et la dernière semaine de la période de préavis sont les moments où elle est la plus susceptible de recevoir une contre-offre de son ancien employeur. Soyez donc particulièrement attentif à ces moments !

Informer et rassurer

Lors d’un processus d’intégration et particulièrement lorsqu’il se fait à distance, l’accompagnement et le soutien sont essentiels pour apaiser les inquiétudes ou les incertitudes que votre nouveau collaborateur pourrait avoir en prenant ses fonctions. N'oubliez pas que vous devrez communiquer régulièrement avec lui et répondre à ses nombreuses questions.

Une communication régulière contribuera à maintenir l'engagement du collaborateur et à le préparer à son arrivée dans l’entreprise : il peut s'agir de bulletins d'information internes sur ce qui se passe au sein du service, avec des liens vers des ressources utiles, ou encore une mise à jour de l’état d’avancement des projets afin qu'il ait déjà une idée des tâches qu’il devra effectuer au cours des premières semaines.

Présenter l'entreprise

Accueillez personnellement votre nouvelle recrue dans l'entreprise grâce à une visite virtuelle de l'organisation et à la présentation de sa nouvelle équipe. Un manque d'interaction en face à face peut favoriser l’isolement, alors utilisez la vidéo pour exprimer votre enthousiasme à l'idée qu'elle rejoigne l'entreprise et ce à quoi elle peut s'attendre pendant la période d'intégration. Pour les arrivées à distance, donner aux nouveaux employés un aperçu de l'entreprise et de l'équipe les aidera à comprendre la culture de l’organisation lorsqu'ils pourront enfin s’y rendre.

Organiser des réunions virtuelles avec l'équipe

Dès le début de l’intégration, donnez à votre nouveau collaborateur le sentiment d’appartenir à la communauté en l'impliquant dans l'équipe. Ajoutez le nouveau membre à des groupes WhatsApp ou Skype, et programmez des appels vidéo pour présenter votre nouvelle recrue au reste du service.

Vous avez des rituels d'équipe que vous pouvez poursuivre à distance ? Par exemple, pourquoi ne pas envisager d'envoyer des déjeuners par l'intermédiaire d'un service de livraison ? Selon la taille de votre équipe, prendre ces repas dans le cadre d’une discussion vidéo de groupe pourrait être une façon amusante d'accueillir un nouveau membre de l'équipe - privilégiez les conversations informelles et faites connaissance !

Créer un pack d’intégration interactif

En fournissant des liens utiles vers des ressources telles que les contacts RH, les processus internes, les sessions de formation, les FAQ et les informations sur les avantages, vous permettrez à votre nouvelle recrue de trouver des réponses à ses questions avant même qu’elle prenne officiellement ses fonctions.

Vous voulez faire quelque chose de différent ? Créez un nouveau pack d’intégration de façon interactive avec de courts quizz sur les processus clés de l'entreprise - cela permettra à votre nouvelle recrue d’avoir le sentiment de s'intégrer dans votre organisation avant de se connecter le premier jour.

Être bien équipé 

Avant l’arrivée du collaborateur, il est essentiel de s'assurer que la technologie de chat vidéo et l'accès au courrier électronique sont en état de marche. Désignez une personne de votre entreprise ayant une expertise technologique qui sera disponible pour mettre en place les systèmes avant la date de prise de poste officielle du collaborateur, afin de vous assurer qu’il ne sera pas en difficulté dès le premier jour.

Utiliser la dématérialisation

L'un des aspects les plus redoutables de la prise de fonction d'un nouveau collaborateur est la masse de documents que celui-ci doit signer et renvoyer. Bien que de nombreuses entreprises soient déjà passées à la dématérialisation des documents administratifs, une plateforme centralisée telle que Gusto peut vous aider à conserver tous les documents en un seul endroit.

Vous pouvez également envoyer des documents numériques à l'aide d'outils tels que Docusign ou DocHub, mais assurez-vous de les envoyer bien avant la date de démarrage de votre nouvelle embauche.

Mettre des noms sur les visages

Lorsque l’on est nouveau dans une entreprise, il peut être difficile de se souvenir des noms et titres de postes de ses interlocuteurs spécialement lorsqu’on ne les rencontre pas physiquement. C'est pourquoi, lorsque l'on intègre à distance, il est important d'aider la nouvelle recrue à se familiariser avec la structure de l’entreprise et à savoir « qui est qui ». La meilleure façon d'y parvenir est de fournir un organigramme dès sa prise de poste.

Si vous souhaitez découvrir davantage de nos conseils en recrutement ou souhaitez nous faire part de vos besoins en recrutement, contactez notre équipe dès aujourd'hui.