Près de la moitié des salariés suisses (46%) considèrent avoir vécu une mauvaise expérience lors d’un ou plusieurs processus de départ – côté employeur, on estime qu’une entreprise sur cinq souffre d’une mauvaise marque employeur à cause de sa gestion des départs.

Il est en effet démontré que les entreprises dotées d’une mauvaise réputation en tant qu'employeur, enregistrent une chute de leur taux de candidatures de plus de 40 %.  Olivier Pietrantoni, Manager chez Robert Walters Genève, nous éclaire quant à l’importance capitale pour ces entreprises de prendre en main leur processus de Offboarding.

Qu'est-ce que le Offboarding?

Le « Offboarding » désigne la phase qui suit la démission, ou la résiliation du contrat d’un employé. Cette phase débute à l’annonce d’un souhait de départ et s’étend jusqu’au moment de la séparation entre l’employé et l’employeur.

Pourquoi pensez-vous que le Offboarding est une phase tout aussi importante que le Onboarding ?

Olivier: Le Offboarding - en particulier le ou les entretien(s) précédant le départ du collaborateur - est extrêmement important, non seulement parce qu'il permet à l’employeur et son collaborateur de parvenir à une fin de collaboration harmonieuse, mais aussi parce qu'il donne à l’employeur la possibilité d‘offrir une contre-offre au salarié qu'il souhaite garder.

Lorsqu'un employeur ne parvient pas à organiser un entretien de départ constructif, il met en péril l'ensemble de sa relation avec le/la candidat/e, une relation qui a pu prendre des années à se construire. Cette précieuse relation-parfois fragile- entre l'employeur et le collaborateur peut être rapidement mise à mal si la procédure de départ est négligée, et peut conduire les deux parties à se quitter sur une mauvaise note. C’est même parfois la marque employeur qui en pâtit directement, lorsque l’ancien collaborateur vient à partager sa mauvaise expérience des candidats potentiels.

Considérez-vous que les entreprises aient accordé davantage d'attention au processus de départ de leurs salariés ces dernières années ? Selon-vous, cela a-t-il un lien avec le phénomène que l’on appelle «la Grande Démission » ?

Sans aucun doute. Ce n'est que récemment que l'on a commencé à considérer l'Offboarding comme une étape cruciale à soigner coûte que coûte, pour le bien de l’employeur et de ses collaborateurs. La "Grande Démission" qui a provoqué une pénurie de candidats en est la principale cause.

Pour autant, une étude récente révèle que seulement 30% des entreprises suisses disposent d’un processus formel d'Offboarding, ce qui prouve qu’encore trop peu d’employeurs sont conscients de l'importance d'une fin de collaboration "en douceur".

Quelles sont les erreurs courantes commises par une entreprise lorsqu’elle fait face à une démission?

L'une des erreurs les plus fréquentes que l’on constate de la part de l’employeur est d'ignorer leur employé/e une fois qu'il/elle a remis sa lettre de démission. Cela crée une atmosphère désagréable sur le lieu de travail, fait naître un sentiment de trahison injustifié et peut potentiellement conduire à une perte de productivité de l’employé/e pendant qu'il/elle remplit sa période de préavis.

Il peut également arriver que l'employeur omette de poser des questions ou l n'écoute pas les raisons pour lesquelles un/e employé/e souhaite partir. Il s’agit alors d’une occasion manquée pour l'entreprise ou le manager d’identifier des axes d’amélioration dans la gestion quotidienne des collaborateurs, mais aussi d’être au clair sur les raisons du départ : il s’agit parfois d’une succession de détails, d’irritants survenus sur les derniers mois, qui peuvent peut-être disparaître en proposant une autre organisation (un changement de binôme ou d’équipe par exemple).   

Une dernière erreur consiste tout bonnement à ne pas proposer d’entretien Offboarding, ce qui non seulement empêche toute éventualité de reconquérir son salarié, de proposer ou d'accepter des contre-offres mais limite également les possibilités de discussion ouverte ou de retour d’avis de l’employé/e.

Pouvez-vous décrire le processus Offboarding idéal ?

Écoutez - Lorsqu'un/e employé/e informe qu'il/elle souhaite quitter l'entreprise, son manager doit avant tout l'écouter. Laissez l'employé/e exprimer dans ses propres mots les raisons pour lesquelles il/elle souhaite quitter l'entreprise. Il peut s'agir d'un processus stressant et gênant pour l'employé/e, il est donc extrêmement important de maintenir une posture appropriée et empathique tout au long du processus. Restez simplement silencieux, montrez que vous êtes à l’écoute, que vous avez bien reçu l'information et répondez de manière réfléchie en offrant des conseils clairs sur les options de l'employé/e pour l'avenir. Il est essentiel d'organiser un nouvel échange dans les jours qui suivent la démission de l'employé/e, afin de discuter davantage de ses sentiments et de permettre d'éventuelles négociations.

Impliquez les RH - Il est important de créer un environnement sécurisant et neutre. Ainsi, l'introduction d'une tierce personne dans la procédure atténuera l’éventuelle pression ressentie par l'employé/e qui devra expliquer à son responsable les raisons de sa démission. La présence d'un membre des RH peut aider l’employé/e à se sentir plus à l'aise pour s'exprimer. 

Gardez la procédure privée - Les démissions sont un sujet sensible - et ne doivent pas être communiquées en interne avant que la fin de collaboration ne soit inéluctable et qu’une date de sortie soit d’ores et déjà actée. En effet, attendre que la décision soit prise et digérée par les deux parties permet par la suite d’avoir une communication beaucoup plus saine quant à l’annonce du départ du salarié. Enfin, un message bien ficelé aux équipes, en donnant des informations claires quant au départ du collaborateur, et en expliquant que le départ se fait sereinement et dans les meilleures conditions possibles permet de limiter les commérages.

Soyez prêt - Avoir quelque chose à offrir, comme une contre-offre ou peut-être une promotion est crucial et peut tout changer. Par conséquent, veiller à faire une comparaison salariale en amont, afin d'être prêt à faire une offre compétitive. Une "prime de départ" par exemple, peut même donner envie à un/e employé/e de rester dans l'entreprise, ou du moins de la quitter avec un sentiment positif et le/la motivera jusqu'à la fin de son contrat.

Il est également utile d'être prêt avec un résumé clair des tâches restantes et des échéances de ce qui doit être exécuté pendant la période de préavis afin que tout puisse être réalisé de manière optimale.

Laissez votre ego à la porte - Les démissions ne doivent pas être prises trop à cœur ; votre employé/e a certainement de bonnes raisons de partir. Il/elle peut simplement avoir besoin d’une pause ou prévoit de changer complètement de voie. Même s'il/elle choisit de travailler pour un de vos concurrents, cela devient une occasion pour vous d'avoir un aperçu de ce que vos rivaux font de mieux afin de vous améliorer dans des domaines que vous n'auriez peut-être pas envisagés.

Montrer votre soutien à votre future/e ancien/ne employé/e et maintenir une relation de travail professionnelle peut s'avérer vital pour les relations futures. Qui sait, il/elle pourrait même souhaiter réintégrer l'entreprise à l'avenir !

Quel serait le résultat, si toutes ces pratiques en matière de processus Offboarding étaient appliquées par une entreprise ?

Dans un monde idéal, l'employeur convainc l'employé/e de rester. L'entreprise travaille sur les questions soulevées dans la procédure et résout les problèmes révélés. Tout cela conduit à d'importantes améliorations internes et contribue à améliorer la marque employeur. Même si l'employé/e décide de partir, il/elle le fera sur une note positive. Quant aux autres employés, ils seront rassurés de savoir qu'ils travaillent dans un environnement sain, doté d'excellentes procédures de départ. Ils sauront que si un jour ils se trouvaient dans une situation similaire, ils pourront parler ouvertement à leur employeur de tout problème et éviter de prendre quelconque décision qu’ils pourraient regretter. 

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