Préparez votre entreprise au travail à distance

Pour la majorité des employeurs, le télétravail est un nouveau territoire. Quoi qu'il en soit, il est important de s'assurer que votre entreprise est prête afin que votre équipe actuelle, et toute nouvelle recrue, se sentent soutenues pour passer à un environnement de travail à domicile.

Il faut être équipé des bons outils et s'assurer que les équipes disposent de toutes les informations nécessaires pour réussir dans leurs missions à distance. Découvrez notre plan d'actions en 5 étapes pour préparer votre entreprise au travail à distance.

1.    Logiciels de communication

Afin que les anciens membres de votre équipe et les nouveaux venus ne se sentent pas isolés, il est essentiel de leur fournir les bons outils de communication. Pensez donc au-delà du simple courrier électronique traditionnel et assurez-vous que vous utilisez des plateformes de communication qui donnent à votre équipe le sentiment d'être connectés les uns aux autres, de manière réelle. Cela inclut les plateformes de messagerie instantanée (IM) telles que Microsoft Teams, Slack ou encore Workplace by Facebook, ainsi que les outils de vidéoconférence tels que Skype for Business, Zoom ou Google Hangouts.

Ces outils permettent de maintenir un lien au sein de votre organisation, d'aider les nouvelles recrues à s’imprégner de la culture de l'entreprise et de permettre aux collaborateurs de se découvrir de manière informelle.

2.    Matériel et environnement de travail des collaborateurs

Comment vos collaborateurs exécuteront-ils leur travail ? Le feront-ils de manière efficace et sécurisée depuis leur domicile ? Pensez au matériel de base que vous devez fournir aux employés afin qu’ils puissent exercer les missions régulières de leur fonction, tels qu’un ordinateur portable de fonction, une souris sans fil ou encore un téléphone portable professionnel.

Bien qu'il incombe à vos collaborateurs de se créer un espace de travail approprié, contactez les membres de votre équipe afin de savoir si leur lieu d'habitation leur permet de travailler efficacement, avec une bonne connexion internet par exemple. En offrant le matériel que vous pouvez à vos employés, comme des supports dorsaux, claviers, écrans supplémentaires etc., vous stimulerez leur motivation et leur productivité.

3.    Informations nécessaires aux collaborateurs

Créez un hub d'informations pour vos collaborateurs, accessible à distance - imaginez une version plus élargie de l'intranet de votre entreprise. Lorsqu'une nouvelle recrue a une question à poser, pensez à mettre en place un outil de recherche qu'il pourra interroger avant d'avoir à contacter un autre membre de l'équipe.

Un centre de ressources ou un intranet peut également héberger des documents importants sur les processus de l’entreprise et des fichiers de base. Toutes les formations requises pour les collaborateurs - telles que la santé ou la sécurité - doivent être accessibles en ligne pour les nouveaux utilisateurs dès qu'ils ont accès à la plateforme.

4.    Logiciel de gestion de projets

L'un des premiers problèmes associés aux équipes dispersées est le manque de visibilité sur les projets communs. Plutôt que d'attendre les réunions prévues pour se tenir au courant de l'avancement des travaux, les logiciels de gestion de projets et de tâches tels que Trello, Asana ou Google Docs permettent aux équipes d'organiser et de visualiser le travail, d'assigner des tâches aux membres de l'équipe et de partager et d'enregistrer les informations nécessaires à l'accomplissement de leur travail.

De plus, les managers peuvent rapidement et facilement superviser des projets et suivre les progrès de leurs collaborateurs sans avoir à se présenter physiquement.

5.    Lignes directrices sur les pratiques à suivre

Décrivez clairement l’organisation du travail à distance pour l’ensemble des membres de l’équipe. Si votre entreprise utilise plusieurs canaux de communication et de gestion de projets, créez un petit guide pour expliquer comment chaque canal doit être utilisé. Par exemple, les e-mails pour les demandes non urgentes, la messagerie instantanée pour les questions rapides, le téléphone pour les demandes urgentes, les appels programmés pour les mises à jour de projets et les SMS lorsque vous ne pouvez pas joindre un membre de l'équipe par téléphone.

Définissez les attentes concernant le moment où chacun doit être connecté. N’oubliez pas de recommander à vos collaborateurs de prévoir des pauses régulières et de fixer une heure pour le déjeuner afin que l'équipe soit disponible à certaines heures communes.

Vous prévoyez d'intégrer de nouveaux collaborateurs dans votre entreprise, en période de télétravail prolongé ? Retrouvez nos conseils sur l'intégration d'une nouvelle recrue à distance.