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Onboarding aus der Ferne? Bleiben Sie mit ihrem neuen Mitarbeiter in Kontakt

Ihr neuer Mitarbeiter hat seinen Arbeitsvertrag unterschrieben. Jetzt stellt sich die Frage: Wie kann man ihn vom Homeoffice aus gut einarbeiten und ins Team integrieren? Robert Walters  gibt Ihnen die besten Tipps, wie das Onboarding aus der Ferne gelingt.

Aktuell ist es wichtiger denn je, neuen Mitarbeitern von Anfang an einen positiven Eindruck zu vermitteln und dafür zu sorgen, dass sie sich wohlfühlen. Ganz besonders dann, wenn der neue Mitarbeiter nicht die Möglichkeit hat, seinen neuen Arbeitsplatz einzunehmen und stattdessen zu Hause arbeiten muss. Eine zusätzliche Herausforderung – neben den allgemeinen Herausforderungen und Ängsten, die ein neuer Job mit sich bringt.

Erfahren Sie, wie Sie als Manager Ihren neuen Mitarbeiter aus der Ferne einarbeiten und motivieren können.

Achtung: Gegenangebote!

Mehr als 40 % der Fachkräfte haben, wenn sie eine neue Stelle annehmen, auch ein Gegenangebot vom ehemaligen Arbeitgeber vorliegen. Insbesondere in den ersten und letzten Wochen der neuen Probezeit erhalten Mitarbeiter Gegenangebote. Seien Sie in dieser Zeit also besonders aufmerksam und halten Sie Kontakt zu Ihrem neuen Mitarbeiter.

Information und Bestätigung

Derzeit ist es unerlässlich, ein Gefühl von Sicherheit und Unterstützung zu vermitteln, um Ängste oder Unsicherheiten aufseiten der Mitarbeiter auf ein Minimum zu reduzieren. Deswegen sollten Sie regelmäßig mit ihm sprechen, ihn über den Einarbeitungsprozess informieren und stets für Fragen offen sein.

Außerdem hilft die regelmäßige Kommunikation dabei, dass der neue Mitarbeiter mit Engagement und Motivation von zu Hause aus tätig werden kann. Diese umfasst z. B. interne Newsletter mit Team-Updates, Links zu nützlichen Artikeln oder Updates zu laufenden Projekten. Dadurch erhält der neue Mitarbeiter bereits in der ersten Woche einen guten Überblick über die Aufgaben und lernt die Arbeitsweise des Teams kennen.

Begrüßungsvideo

Begrüßen Sie Ihre neuen Mitarbeiter persönlich mit einem virtuellen Rundgang durch das Unternehmen und stellen Sie das neue Team kurz vor. Persönliche Interaktion ist wichtig, da sich der neue Mitarbeiter sonst schnell isoliert fühlen kann. Nutzen Sie das Video, um Ihre Wertschätzung für ihn als neues Teammitglied zu zeigen, und erklären Sie ihm, was Sie in der Einarbeitungsphase von ihm erwarten. Dem neuen Mitarbeiter wird das sehr helfen, um trotz „Ferneinstieg“ einen Eindruck vom Unternehmen und dem Team zu bekommen und sich mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen.

Planen Sie Online-Teamkonferenzen

Vermitteln Sie Ihrem neuen Mitarbeiter von Anfang an einen Gemeinschaftssinn, indem Sie ihn in das Team einbinden. Fügen Sie Ihr neues Teammitglied zu WhatsApp- oder Skype-Gruppen hinzu und planen Sie Videoanrufe, um ihn der restlichen Abteilung vorzustellen.

Gibt es innerhalb des Teams Traditionen oder Rituale, die Sie aus der Ferne fortsetzen könnten? Haben Sie schon mal darüber nachgedacht, das Mittagessen für die gesamte Abteilung über einen Lieferservice zu bestellen? Je nach Größe Ihres Teams könnte ein gemeinsames Lunch über einen Gruppen-Videochat ein sympathischer Weg sein, den neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen. Geben Sie dabei Smalltalk und gegenseitigem Kennenlernen den Vorrang, bevor Sie sich wieder Arbeitsthemen zuwenden.

Interaktives Intro-Paket

Stellen Sie bereits im Vorfeld ein „Intro-Paket“ für Ihr neues Teammitglied zusammen. Enthalten sollte es z. B. nützliche Links wie HR-Kontakte, interne Prozesse, Schulungen, Urlaubsanträge, FAQs und Informationen über Mitarbeitervorteile. Dadurch werden schon vor dem Start im Unternehmen viele Fragen beantwortet.

Sie möchten kreativer sein? Gestalten Sie Ihr Starter-Paket mit kurzen interaktiven Quizfragen zu den wichtigsten Botschaften und Prozessen des Unternehmens. Schließlich soll sich Ihr neuer Mitarbeiter im besten Fall schon zu Ihrem Unternehmen zugehörig fühlen, bevor er am ersten Tag online loslegen kann.

Technische Ausstattung

Es ist essenziell, die notwendigen Technologien für das Arbeiten im Homeoffice rechtzeitig bereitzustellen. Dazu gehört beispielsweise, dass der E-Mail- und Videochat-Zugang funktionieren. Beauftragen Sie jemanden in Ihrem Unternehmen mit entsprechenden IT-Kenntnissen, der sicherstellt, dass alle Systeme funktionieren, und der als IT-Ansprechpartner für den neuen Mitarbeiter erreichbar ist.

Verwenden Sie digitale Unterlagen

Eine besonders große Hürde beim Antritt einer neuen Stelle kann die Menge an Papierkram sein, die vom neuen Mitarbeiter unterschrieben und zurückgesendet werden muss. Während viele Unternehmen bereits auf digitale Alternativen umgestiegen sind, kann eine zentrale Plattform wie Gusto helfen, die gesamte Dokumentation an einer Stelle aufzubewahren.

Sie können die Unterlagen auch digital versenden, indem Sie Werkzeuge wie DocuSign oder DocHub verwenden. Versichern sie sich aber, dass die Unterlagen rechtzeitig vor dem Startdatum ihres neuen Mitarbeiters versendet wurden.

Helfen Sie beim Namenmerken

Selbst für Neueinsteiger, die ihre Kollegen täglich persönlich sehen, ist es nicht leicht, sich anfangs alle Namen und die entsprechenden Positionen und Abteilungen zu merken. Erfolgt der Einstieg ins Unternehmen auch noch aus der Ferne, ist es umso wichtiger, den Neuen zu helfen, sich mit der Organisationsstruktur und dem „Wer sitzt wo“ vertraut zu machen. Eine wertvolle Hilfe könnte hier ein Organigramm in Ihrem Intro-Paket leisten.

Wenn Sie mehr über unsere Tätigkeit erfahren möchten oder ein Stellenangebot einreichen möchten, wenden Sie sich noch heute an unser Team.

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