Der 7-Schritte-Plan für eine wirkungsvolle halbjährliche Überprüfung

Eine halbjährliche Überprüfung ist weit mehr als eine Formalität. Während bei Jahresgesprächen oft zurückgeblickt wird, geht es bei diesem Gespräch vor allem darum, nach vorne zu schauen. Was ist gut gelaufen? Was kann verbessert werden? Was ist notwendig, um das Jahr gut abzuschliessen? Und ebenso wichtig: Wie geht es Ihren Angestellten wirklich?

Der Schweizer Personalberater Robert Walters stellt einen praktischen 7-Schritte-Plan vor, mit dem Sie Ihre halbjährlichen Beurteilungsgespräche effektiver und sinnvoller gestalten können - für Sie und Ihr Team.

1. Gut vorbereiten: weniger reden, mehr zuhören

Eine produktive Bewertung beginnt mit der Vorbereitung. Überprüfen Sie die bisherigen Leistungen, analysieren Sie, wo die Dinge gut gelaufen sind und wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Machen Sie sich aber auch bewusst, dass Ihre Rolle nicht nur die des Bewerters ist, sondern auch die des Zuhörers. Denken Sie über offene Fragen nach, die zum Nachdenken anregen.

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Angestellten auch vorbereitet sind. Bitten Sie sie, selbst auf die Ziele, Erfolge und Herausforderungen zurückzublicken. Wenn beide Parteien vorbereitet sind, wird das Gespräch sehr viel wertvoller sein.

2. Teilen Sie die Tagesordnung im Voraus mit - und seien Sie auf das Gehalt vorbereitet.

Schicken Sie mindestens eine Woche im Voraus eine klare Tagesordnung. Dies gibt Ihren Angestellten Halt und macht das Gespräch nicht zu einer ‚Einbahnstrasse‘.

Zu den notwendigen Themen gehören:

• Wohlbefinden und Motivation

• Leistung und Feedback

• Entwicklungsziele & Unterstützung

• Karrierewünsche

• Konkrete nächste Schritte

Und ja, rechnen Sie damit, dass das Gehalt (implizit oder explizit) zur Sprache kommen wird. Viele Angestellte wissen heute sehr genau, was sie wert sind – durch Personalvermittler, Online-Quellen oder Kolleginnen und Kollegen. Lassen Sie sich also nicht überraschen und vergleichen Sie die Gehälter und Zusatzleistungen Ihrer Teammitglieder, um sicherzustellen, dass sie marktgerecht sind.

Eine Gehaltserhöhung ist nicht immer möglich, aber zusätzliche Leistungen wie Flexibilität, Fortbildung oder Wohlfahrtsinitiativen können genau so wichtig sein. Fragen Sie Ihre Teammitglieder im Gespräch nach ihrer Meinung, oder holen Sie in kurzen internen Umfragen Feedback ein.

3. Beginnen Sie mit einem Wellness-Check-in

Bevor Sie sich in die Zahlen, Ziele oder KPIs vertiefen, sollten Sie sich zunächst auf der menschlichen Ebene informieren. Fragen Sie, wie die Dinge wirklich laufen.

Viele Manager unterschätzen immer noch, wie sehr sich persönliche Faktoren auf die Arbeitsleistung auswirken. Stress, Müdigkeit, ein Gefühl der Abgeschlagenheit - das kommt häufiger vor, als man zu sagen wagt. Und wenn darüber gesprochen wird? Dann ist das oft schon eine Erleichterung an sich. Zeigen Sie, dass Sie zuhören, ohne zu urteilen. Manchmal ist das genau das, was jemand braucht, um wieder in Gang zu kommen.

4. Erfolge hervorheben und Herausforderungen identifizieren

Nutzen Sie das Gespräch, um Erfolge zu feiern, aber auch um ehrlich darüber zu sprechen, was besser sein könnte. Überlegen Sie sich Fragen wie:

• Was hat Sie angeregt oder frustriert?

• Wo haben Sie (zu viel) Druck verspürt?

• Was hat Ihnen geholfen, Hindernisse zu überwinden?

• Auf welche Leistungen sind Sie stolz?

• Wo brauchen Sie zusätzliche Unterstützung oder Schulung?

Diese Fragen helfen dabei, tiefer zu graben als oberflächliches Feedback und zeigen, dass Sie eine kontinuierliche Verbesserung anstreben, anstatt nur die allgemeine Leistung ohne einen Aktionsplan zu bewerten.

5. Ziele bei Bedarf anpassen

Die halbjährliche Leistungsbeurteilung ist die beste Gelegenheit, den Kurs vor Jahresende zu korrigieren, falls erforderlich. Dies könnte bedeuten, dass die Ziele oder KPIs angepasst werden, um Veränderungen im Unternehmen oder auf dem Markt zu berücksichtigen, oder dass die Ziele sogar erhöht werden, wenn die Angestellten die Erwartungen übertreffen.

Beispiele für angepasste Ziele:

• Steigerung der Kundenzufriedenheit von X% auf Y% 

• Leitung von zwei funktionsübergreifenden Projekten in Q3 und Q4

• Abschluss einer fortgeschrittenen Zertifizierung in [relevante Fähigkeit] bis Ende des Jahres

Einige nützliche Fragen zur Anpassung der Ziele

• Was wird in den nächsten sechs Monaten Priorität haben?

• Wovon sind Sie überzeugt, und wo haben Sie Zweifel?

• Sind unsere Ziele noch realistisch und relevant?

6. Fokus auf Wachstum, nicht nur auf Leistung

In einem guten Gespräch geht es nicht nur um Leistungen, sondern auch um das Potenzial. Warten Sie nicht auf die offiziellen Beförderungsrunden in Ihrem Unternehmen, um Ihre Teammitglieder zu fragen, wo sie hinwollen. Nutzen Sie das GROW-Modell, um die berufliche Entwicklung zu besprechen:

• Goal - Wo sehen Sie sich in 1, 5 oder 10 Jahren? Was gibt Ihnen Energie?

• Reality - Welche Aspekte Ihrer Rolle sind am lohnendsten oder am frustrierendsten?

• Options - Was brauchen Sie, um zu wachsen? (z. B. Schulung, Stretching-Projekt, Mentoring)

• Wrap-up - Was sind Ihre nächsten konkreten Schritte?

Dieser Plan strukturiert das Gespräch und gibt Ihrem Teammitglied Raum zum Planen und Nachdenken.

7. Schliessen Sie mit klaren Vereinbarungen ab und bitten Sie selbst um Feedback

Fassen Sie vor Abschluss des Gesprächs zusammen, was vereinbart wurde: Was sind die konkreten Massnahmen, wer macht was, und wann findet das nächste Gespräch statt? Wenn nötig, schreiben Sie es gemeinsam kurz in Stichpunkten oder in einer E-Mail auf.

Schliessen Sie dann mit der folgenden Frage ab: „Welches Feedback haben Sie für mich als Manager?“

So schliesst sich der Kreis. Es zeugt von Demut und gibt Ihren Angestellten ein Mitspracherecht, wie sie in Zukunft unterstützt werden.